Intégrer l'IA dans son quotidien

Rappel du module précédent

Interagir avec des IA Génératives

Les instructions qu’un utilisateur transmet à une IA générative pour produire du contenu s’appellent le “prompt”.

3 points clés pour faire de bons prompts :

• Être contextualisé : dans quel cadre la demande est faite, à quoi va servir la réponse, à qui la réponse va-t-elle être adressée, quel est l’objectif poursuivi, etc...
• Être spécifique : format de la réponse, ton utilisé, longueur, etc.
• Être séquencé : diviser la tâche à réaliser en différentes sous-tâches

L’IA dans son quotidien professionnel

Dans le quotidien professionnel, l’IA peut être employée de 2 façons distinctes :

• Un gain de temps : réduire le temps consacré à une tache
• Un gain de qualité : améliorer la qualité d’un rendu (orthographe, forme, contenu, etc.)

Voici quelques exemples.

Synthétiser un document

Présentation du cas d’usage

La synthèse par IA consiste à exploiter des technologies d’intelligence artificielle pour produire des textes, documents ou contenus sous une forme courte et facilement assimilable. Elle peut s’appuyer sur des PDF, des vidéos, des bandes sonores ou tout autre support pouvant être traité par une IA.

Contexte

J’ai un PDF de 100 pages du livre Le Petit Prince et je souhaite en extraire, sous forme de tableau, la liste des personnages qui y apparaissent. Le document contient du texte et des images, et il est rédigé en français.

Outils pouvant être utilisés

LLM capable d’analyser et d’extraire des informations dans des documents (Gemini, ChatGPT, Claude, Mistral, Copilot, etc.)

Exemple de prompt pouvant être utilisé (méthode CARE)

​Ton objectif est d’analyser en profondeur le livre “Le Petit Prince” fourni et d’en extraire uniquement les
​informations demandées, avec la plus grande précision et exhaustivité.

​Objectif : Lire attentivement le PDF fourni et identifier toutes les informations pertinentes, en te basant strictement ​sur le contenu du document. Tu n’utiliseras aucune donnée externe ni information inventée. Si une information est ​manquante, tu indiqueras explicitement « Information non présente dans le document ». 

​Instructions :

• • ​Parcourir l’intégralité du PDF pour en comprendre le contenu, la structure et les concepts clés
  • Te concentrer uniquement sur la thématique précisée : identifier l'ensemble des personnages présents dans l'histoire.
  • Identifier et extraire les éléments suivants : nom des personnages présents dans l'histoire, description succincte et les pages.
  • ​ Pour chaque donnée extraite, t’assurer qu’elle repose sur le texte exact ou le sens explicite du PDF.
  • ​Si un élément demandé est introuvable, le mentionner clairement comme absent.
  • ​Présenter le résultat sous forme d’un tableau avec les en-têtes de colonnes suivants : Nom du personnage, description succincte, page d’apparition.
  • ​Chaque ligne du tableau doit correspondre à une information extraite.
  • ​Garantir un haut niveau de précision : éviter les résumés approximatifs ou les reformulations qui changeraient le sens.
  • ​Le format du tableau doit être uniforme et intégralement renseigné selon les données disponibles.
  • ​Ne fournir aucun commentaire en dehors du tableau.

​Exemple de tableau (à remplacer par les données réelles extraites) :
​ Nom | Description | Apparition
​Le petit prince | Blond avec une tenue verte | Page 4

Limites 

Fenêtre contextuelle : le PDF fait environ 50 000 tokens. En fonction de la capacité des modèles, l’IA ne pourra pas prendre en compte la totalité du document.

Confidentialité et sécurité des données : le PDF sera partagé avec un fournisseur tiers. Il est nécessaire de s’assurer que l’outil utilisé réponde aux exigences de sécurité de votre entreprise (dans le cas où vous partageriez un document sensible).

Lisibilité des informations : si les données sont difficilement accessibles (par exemple intégrées dans des images en basse résolution), l’IA pourra avoir des difficultés à les identifier et à les extraire.

Résultats

Rédiger des emails

Présentation du cas d’usage

L’IA générative constitue une solution particulièrement efficace pour la rédaction et le traitement des emails, car elle allie rapidité d’exécution et qualité rédactionnelle. 
Elle permet de produire automatiquement des réponses personnalisées en analysant le contenu et le ton du message reçu, tout en maintenant une cohérence stylistique adaptée au contexte professionnel ou personnel.

Il existe deux grandes façons d’utiliser l’IA générative lors de la rédaction de mails :

• Améliorer un brouillon (orthographe, style, personnalisation, etc.)
• Générer des idées de réponses

Contexte

Je souhaite générer une réponse personnalisée suite à l’email d’un client insatisfait :

​Madame, Monsieur,

​Je suis extrêmement déçu de vos services. 
​Ma commande n° CMD-2024-1547 a 3 semaines de retard, votre service ​client est injoignable et les produits
​reçus précédemment étaient défectueux.
​Cette situation est inacceptable ! J'exige un remboursement immédiat et une explication de ces
​dysfonctionnements.
​Si aucune solution n'est proposée sous 48h, je publierai des avis négatifs et envisagerai des poursuites.
​Client très mécontent qui attend une réponse urgente.

Dans l'attente d'une réponse rapide,
​Marc Dubois
​Client n° 45789
​Téléphone : 06 12 34 56 78

Outils pouvant être utilisés

LLM généraliste (Gemini, ChatGPT, Claude, Mistral, Copilot, etc.), idéalement disposant d’un assistant personnalisé pour la réponse mail (ex : GPT personnalisé)

Exemple de prompt pouvant être utilisé (méthode CARE)

​Agis comme un expert en communication client, spécialisé dans les réponses empathiques à des clients
​insatisfaits.

​Objectif : Rédiger un email courtois et professionnel en réponse à un client mécontent de l’entreprise XYZ, 
​expliquant clairement que la politique ne permet pas de remboursement mais uniquement des avoirs, 
​tout en maintenant une relation positive.

​Étapes :

• • ​Saluer et personnaliser l’introduction.
  • Reconnaître et valider la frustration du client.
  • Reformuler brièvement la situation pour montrer que tu as compris.
  • Expliquer la politique (pas de remboursement, seulement avoirs) avec tact.
  • Mettre en valeur l’avantage de l’avoir.
  • Clore en restant ouvert à l’aide.
  • Rédiger en français, ton chaleureux et professionnel, 120 à 180 mots. 

​Voici l’email : {email à copier/coller}

Limites 

Manque de contexte relationnel : ne comprend pas l’historique client ni les subtilités de la relation commerciale.
Risque d’hallucinations : peut inventer des informations factuelles inexistantes (dates, références, politiques).
Absence d’empathie réelle : incapable de gérer des situations émotionnellement complexes avec le discernement humain nécessaire.
Confidentialité des données : l’utilisateur doit être attentif à ne pas diffuser de données personnelles de clients ou collaborateurs

Résultats

Monsieur Dubois,

Je vous remercie d'avoir pris le temps de nous faire part de vos préoccupations concernant votre commande CMD-2024-1547. Je comprends parfaitement votre frustration face au retard de livraison, aux difficultés rencontrées avec notre service client et aux produits défectueux reçus précédemment. Cette situation ne reflète pas les standards de qualité que nous nous efforçons de maintenir.

Concernant votre demande de remboursement, notre politique commerciale ne permet pas les remboursements monétaires mais nous proposons des avoirs d'une valeur équivalente. Cet avoir vous offre une flexibilité totale pour choisir parmi notre gamme étendue de produits, sans contrainte de délai d'utilisation.

Je souhaiterais programmer un entretien téléphonique avec vous dans les 24h pour résoudre cette situation de manière personnalisée et vous proposer des solutions adaptées.

Dans l'attente de votre retour, je reste à votre entière disposition.

Cordialement,

[Nom du responsable client] Service Client - Entreprise XYZ Ligne directe : [numéro]

Faire un compte-rendu de réunion

Présentation du cas d’usage

Les outils d’IA dédiés à la prise de notes assurent principalement la transcription automatique et la synthèse intelligente des réunions, facilitant ainsi l’identification des décisions et des actions clés. Ils offrent également des fonctionnalités de partage collaboratif et de recherche rapide dans les comptes rendus, tout en intégrant ces échanges dans l’écosystème des outils professionnels.

Contexte

Je souhaite enregistrer les échanges lors d’une réunion (en visio) pour en extraire les points clés et rédiger un mail de synthèse. ​

Outils pouvant être utilisés

Outils de prise de notes enrichis par l’IA (Noota, Lexi, Claap, Otter.ai, Fireflies.ai, etc.).
Le choix de l’outil dépendra du type de réunion et du niveau de confidentialité souhaité. 

Fonctionnement

Mon assistant IA se connecte à la réunion comme s’il était un participant (paramétré dans l’interface de l’outil).

Il envoie un message lorsqu’il arrive dans la réunion pour prévenir l’ensemble des participants.

[Exemple de message à fournir]

Extrait d’un message envoyé par un assistant Noota, sur Google Meet

Il capte l’ensemble des échanges des interlocuteurs présents et effectue la transcription:

[Exemple de transcription à fournir]

Extrait d’un transcript d’une réunion visio, capté sur Noota.

Il génère ensuite un compte rendu en fonction du modèle sélectionné et préparé à l'avance.

Limites 

Précision : la qualité des transcriptions peut être affectée par les accents, le bruit de fond ou les interventions simultanées.
Confidentialité : la gestion et la sécurité des données ne sont pas toujours adaptées aux échanges sensibles.
Fidélité analytique : les synthèses automatisées peuvent manquer de nuance ou de contexte sur des sujets complexes, nécessitant souvent une vérification ou un ajustement humain. ​

Résultats

[Exemple de CR à fournir]